参展小知识

【5】签证办理

签证可以自行办理也可以让旅游签证公司或者展览公司进行代办。无论方式都需要按照签证办理要求和流程去准备和提供相关资料。签证办理资料主要包括以下：

（1）个人护照

（2）展会商务邀请函

（3）公司职务证明文件

（4）个人英文简历

（5）近六个月的彩色照片

（6）户口本复印件

（7）单位简介

（8）财产证明

（9）公司营业执照（加盖公章）

（10）学历证明

（11）近半年的银行流水单

（12）境外险单

（13）其他文件

备注：需要参考签证办理流程和资料准备说明文件。（可以找签证代理机构咨询）

【6】外币准备

出国参展之前可以提前去银行兑换一些外币现金，或者提前申办好有效信用卡（如VISA、Master card）并确保好绑定相关储蓄卡（存有一定额度的）。这样方便在国外参展期间的一些餐饮、交通等的花费。提前准备外币不宜超过过境海关管理要求的额度，因为过境的时候需要申报。

【7】个人物品

（1）出国护照、签证资料

（2）参展服装、生活用品

（3）笔记本电脑

（4）高端智能手机

（5）充电宝

【8】接待资料

（1）产品画册宣传资料（电子档）

（2）展品宣传资料（参数、性能、结构等细节图以及应用案例）

（3）展品及其他报价单、PI文件、合同文件

（4）其他

（一切准备工作就绪以后，就可以按照既定时间启程出国了。）

【1】酒店预订

出国参展酒店预订尽量选择离展馆近一些的酒店。然后可以通过一些国际性的酒店预订网站（如：http://Booking.com）、旅游网站（如：TripAdvisor）去预定。通常建议提前3个月左右时间去预定。以为参展期间好一些的酒店都会被提前预订。

【2】机票预订（往返机票）

出国参展机票页建议提前3个月左右时间去预定，这样可以订到便宜一些的机票和可选择的日期以及座位位置也会好些。机票预订可以根据实际情况订单程或者是往返程的。如果需要去拜访客户不跟队回来就预订单程的。

【3】护照办理

护照（Passport）是一个国家的公民出入本国国境和到国外旅行或居留时， 由本国发给的一种证明该公民国籍和身份的合法证件。 护照一词在英文中是口岸通行证的意思。也就是说，护照是公民旅行通过各国国际 口岸的一种通行证明。

护照需到户口所在地公安分局出入境管理中心办理，携带户口簿、身份证原件和两份复印件，现场照相。护照办理费用一般为三四百元含照相费。递交材料一周后可以拿到护照。护照距离展会结束（出境回国）需要确保有效期在六个月以上。

【4】境外险购买

出国参展之前需要提前购买好个人境外险，这个也是大会方要求的一部分。同时购买境外险对于我们人身和财产安全而言也算是多了一份保障。

通常展会展品运输可以自己寻找货代也可以安排大会主办方指定运输代理公司完成的。建议选择后者，因为大会指定展会物流运输公司相对而言在这块要专业（包括集货、清关以及送展），而且因为和大会有合作，各项手续办理相对方便。

此外，展品需要按照大会规定的送展时间内送达展馆指定区域。国外展会展品需要提前3个月左右时间安排出境运输。运输之前需要办理好货物护照—ATA单证册。

做好展前的宣传工作是很有必要的。一来可以让客户亲临现场去了解我们的展品。同时也可以加深我们公司的印象。至少可以让一些新的潜在客户知道我们是实实在在的制造商，且是具备一定实力的。

同时展前通过电子邮件和线上其他渠道（如聊天软件、社交媒体平台等）去发布展会的信息以及观展邀请。这样有助于提高公司的知名度，同时可以吸引很多潜在的新客户去参观了解。而对于有实际项目的客户更是可以借助展会进行订单洽谈。

将以下信息整理好，然后通过邮件发给客户，提前通知并邀请客户前来参观了解。

（1）展会主题（类型）

（2）展会名称

（3）举办国家

（4）举办单位

（5）展会时间

（6）举办地址

（7）展品范围

（8）举办周期

（9）官方网站

（10）公司展位号

（1）展会报名（需提前10个月或更早）

通常报名参加国外展会建议至少提前10个月或一年以上时间确认报名。越早报名一般相关的展位预定和其他费用就会相对便宜一些。而且容易预定到位置比较好的展位。同时也有更多的时间去准备展会的工作。如：展品的选品和生产、参展人员培训、签证办理、行程机票预订（机票建议提前三个月左右时间预订，费用会相对便宜一些）、酒店预订和展品运输等。建议：可以在展会结束之前去观看大会提供的展位信息，展会期间或者展会后就安排预定来年的展位。

（2）展位预定（提前10个月）

展位一般包括两种：标摊（通常是3X3=9㎡或者12㎡左右）和光地通常是十几平米以上。如果选择的是标摊，建议大家去选择开口朝向比较好的，靠近通道和入口的位置。尽量不要挤在一排标摊的中间位置，也不要选择在末尾的角落地方，看都看不见，这样人流量会更少。光地展位普遍面积都要大于标摊，而且位置要相对好一些。而且光地是自己进行设计和搭建的可以有很多的风格设计选择，漂亮的清新的设计风格会更加容易吸引客户。

成功报名参展后，会收到展览公司或主办方的展位分配结果。企业对于不满意的展位可以要求更换，正式确认了展位后，交清余款，签订最终参展合同，此时你的参展时间地点才算完全确定下来了。

（订展工作尽可能地早一些安排。这样会有更多的摊位选择和优惠。）

参展之前需要做好预算评估工作，通常参展各项费用包括以下：

（1）光地展位费

（2）搭建费（含材料和工时费）

（3）设备租赁费（包括：吊点、配电设施、布撤展器材及设备费等）

（4）网络租赁费（现场联网，根据需要）

（5）布撤展工时费（主办方人工工时费）

（6）展会期间电费

（7）展品样品费

（8）展品运输费及保费

（9）ATA单证册办理费及担保金

（10）广告宣传材料费（含海报、音视频媒体费）

（11）展会用文具费（包括：签字笔、计算器、马克笔、笔记本、胶带等）

（12）消耗品费用（咖啡、糖果、纸巾、水杯等）

（13）礼品赠品费

（14）签证代办费

（15）人员差旅费（国内外交通费、酒店住宿、餐饮、往返程机票、国外租车费）

（16）临时应急费

（17）展会安保费

（18）临时仓储服务费

（19）其他费用

（1）收集行业相关的国外展会信息，整理成列表；

（2）评估和确本届所参加的展会

（3）了解展会主办方的背景历史

（4）了解展会所面向的市场

（5）往届展会的观展客户情况（参展效果）以及参展商信息

（1）收集行业相关的国外展会信息，整理成列表；

（2）评估和确本届所参加的展会

（3）了解展会主办方的背景历史

（4）了解展会所面向的市场

（5）往届展会的观展客户情况（参展效果）以及参展商信息

报名参加展会的途径主要包括以下四种：

（1）通过国内展览公司（或展会代理商）报名

（2）通过展会主办方中国区域分公司报名

（3）通过商务局去报名

（4）通过大会主办方直接报名，通过大会主办方直接报名展位费用会相对便宜一些而且展位的位置也会好一些。（如果没有出国和参展经验不建议直接向大会主办方报名，因为汇款到国外是无法取得发票的。参展的税费需要参展商来重新缴纳，因为税务局不能收取国外大会相关公司的税款。）

备注：参加境外展会可以享有政府补贴。

（1）通过同行网站信息去获取一些知名的行业展会信息

（2）可以通过平时与客户的沟通去了解客户一般喜欢参加那些国际展会

（3）通过网络平台去搜索和整理行业展会列表（包括行业国际展会的）

（4）通过展会代理公司去了解收集

（5）参考商务部网站信息

（6）咨询当地贸促会或商务局

（1）吸引新客户和开辟海外市场

（2）维护老客户（包括一些代理商、经销商及办事机构）

（3）发布和展示新产品的最佳时机

（4）了解行业最新情况，了解同行产品和行业产品的发展趋势

（5）寻找行业相关相邻的行业合作伙伴（比如：做舞台灯光灯具的可以与音响播放设备的企业通过展会认识建立合作关系）

（6）增加业务员销售经验和提高业务员的市场洞察能力、业务应变能力

（7）有利于提高业务员对工作的积极性和信心

1、木工展台

这种展台以木板+油漆为主，造价会比较高，而且搭建起来复杂程度比其他结构的展台更大。它的优势是能够根据实际需求来随意设计各种造型，它的可塑性是非常强的。

2、铝制型材展台

这种展台是用铝制型材框架+广告布搭建而成，材质绿色环保可以循环利用。搭建也方便快捷，运输成本较低，不过造型的设计会受到一定的限制。

3、混合结构展台

这种展台一般由木工和型材相结合，搭建相对简单，比木工展台造价低，效果比型材展台好一些。

1、道边型

顾名思义，走道边的展台。一般也叫单开口展台，因为这种展台是夹在一排展台中间的，只有一个口可以让客户进出。这种展台一般是3*3的面积，租金也是所有展台类型里最便宜的。挑选这种类型展台要注意它的位置，要往人流密集的地方去选择，比如卫生间、小卖铺、咖啡店、快餐店这种地方。

2、墙角型

墙角型展台一般在一排展台的最边上，有两个口子可以让客户进出。墙角型展台和单开口展台相比，两个面积都是一样大的，但墙角型展台多了一个客户可以进入的口子，获取流量会比单开口更好，所以价格也比单开口贵上15%左右。

3、半岛型

这种展台客户可以从三个面来进入展台，客户流量会比上面两种都更好些。一般选择这种展台的客户都要做好特装，吸引客户，发挥出半岛型展台的最大优势。

4、岛型

这种展台客户就可以从四个面任意都能进入展台，因而更加可以吸引客户的注意力。这类展台展示效果和广告效果都很好，在设计时更要精心设计，虽然搭建费用较高，但仍然是中大型企业的首选类型。

1.展后总结。

因为展会现场非常混乱，盘点库存一定要及时清晰；整理客户名片和需求，及时跟进；写下参展总结，给下次展会做复盘.

2.市场部图文快速整理。

新闻稿第一时间火热发出，延续展后热度。

3.展后秒发货。

展会结束后，第一时间梳理订单，尽快安排发货。

1.统一服装。因为展会现场人员嘈杂，不穿工作服，客户很难分别谁是工作人员。有条件的展商，最好能够统一工作服。

2.润喉糖。这个我就不赘述了，经历过的人都懂。

3.小板车。不要小瞧这东西！可以帮大忙。

4.刀片、剪刀、封箱带。

5.纸板箱不要扔掉！可以藏在仓库。零售卖货的时候有的客户会需要，撤展的时候也需要。

6.开展期间有预定明年展位，有的是有折扣的，所以开展忙碌期间也不要忘记去定明年展位。

7.新品没有申请过专利的。不要拿到展位上展出，避免被同行抄袭。

一般主办方会提前2个月发参展商手册。可别小瞧了这份文件！

除了必填的表格必须在截止日期提交以外（延迟可能会有滞纳金哦！），还必须注意的就是一些隐藏的非必填"福利"啦。主办方为了配合展前宣传，通常会提前问展商索要新品信息、打折促销的优惠福利、甚至你做新品发布会还会可能免费给你提供配合。所以展前和主办方的沟通非常重要，你一定一定要把“大招”都提前剧透给主办方，得到最大力度的曝光。

展商手册里面，还有一些第三方服务，如翻译、礼仪、兼职等等。优点是渠道靠谱，缺点是贵。嫌价格高的同学们可以自己另外找供应商。另外提醒，兼职不要忘记申请参展胸卡！

基础的三个数字：展位长、宽、限高。长宽是比较容易理解的，限高是主办方的参展手册里面会标明的搭建最高高度，一般是4.5m左右。这里有个小技巧，一般展商手册里面的限高，都是官方高度，你可以问问主办方能不能再做增高。因为有的展馆是允许超过限高，有偿增加高度来搭建的，这样你的展位就能"鹤立鸡群"，脱颖而出。

除了看面积，还有就是开口面。一般开口分为四面开、三面开、两面开、单开。除了四面开以外，一定要搞清楚隔壁邻居是谁，ta的搭建会不会超过限高，如果他比你高一截，很有可能他的背景板会有一部分突出的木板在你的展位旁边，非常影响美观，建议提前和隔壁邻居取得联系统一高度。 还有最容易踩坑，很多人容易忽略的，就是柱子、电梯井、消防、电箱等突出物，有些并不在图纸上面体现精确无误差的尺寸，有条件的话最好可以去实地勘测。

最后，追求完美主义者，需要关注的就是采光。比如有的展馆的有些位置，光线是非常不好的，你的位置可能是背光，所以在展位搭建的时候需要考虑增加射灯光源。

有很多第一次参展的企业并不知道如何挑选好的展位，一旦时间上没有预定好，展位位置偏，面积比较少，就会导致参展效果大打折扣，那么参展商如何选择好的展位？以下几点供参考。

1、展位的位置

理想的展位位置就在展厅的出入口处，以及出入口的两侧(即展厅主通道)。而主通道的十字路口也是风水宝地，易于观众的集中。当然，如果你的展位靠近某个著名展商的展位，尽管展位位置有点偏，却也能吸引相当的人气。

2、展位的面积

标准展位(9/12/18平方米)：双开口的展位比单开口的展位受众面更大，平行和垂直两边过道都可进入展台，而且通常有两块楣板，观众一眼看到并进入展台的可能性大许多。

特装展位(一般由参展商找搭建公司自行搭建，面积最少27/36平米)：可以做成双面，三面，甚至是四面通透的展位(岛型展位)。观众从多个方向可以同时进入展位，配合优质的展品和服务。

3、展位的时间

参展商要获得好的展位，需要在确认参展后，尽快与主办单位沟通，付清参展定金，把好的展位先预定下来。好展位有限，很容易被预订完。

展会上需要注意的细节

（1）面带微笑欢迎客户

展会上对待每一个初次见面或是有过合作的老客户，都要笑脸相迎，令客户有被重视的感觉。

（2）业务员不要坐着闲聊

即使没有客户到展位参观，大家也不宜聚在一起坐着闲聊，容易让人感觉这家公司不专业、态度不严谨。

（3）请客户坐下

当有客户在自家展位旁徘徊时，一定要热情友好地邀请客户进来坐一坐、看一看，给对方送上一份小甜品或是一杯水，让客户有一个愉悦的心情。

（4）不要以貌取人

任何一个来展位参观的客户都要热情接待，不可因为客户的穿着、行为觉得不像客户就不接待、不搭理，如此很有可能就错过真正的客户。

（5）多多倾听客户的想法

当有客户愿意坐下来，即代表对方对你的产品是感兴趣的。与客户交流时应多多倾听客户的想法，站在客户的角度思考，帮助客户解决问题，而不是自顾自地一味推销自己的产品。

（6）记录不同客户的需求

展会上来来往往的人很多，我们不可能凭借自己的大脑，记住所有与客户沟通过的内容。所以针对每一个有过沟通的客户，我们应及时记录下谈话内容，以便展会结束后进行跟踪。

（7）获取客户联系方式

企业参加展会最直接的目的就是促成订单，获取客户信息。所以，对于潜在客户我们要向对方索要联系方式，留下电话、添加微信、互换名片等。

（8）转转同行的展位

在展会上，并不拘泥于只在自己的展位内活动。有空的时候，你可以转转同行企业的展位，看看同行有哪些优势值得借鉴的地方。

（9）确认合作的客户

展会上促成订单、确认合作的客户，你要足够重视，向尽可能向客户展示你的专业性，让客户感受到与你合作的诚意。在客户离开之前，给客户送上一份提前准备好的精美礼品。

（10）潜在客户

展会上有一些客户可能是来了解一下市场行情，或是寻找新产品做储备作用，并不会立即下单。对待这种潜在客户，我们不要着急，可以询问客户具体想要采购的产品、时间、用途等，做好记录方便展后进行跟踪。若是离展会地点不远的话，还可以邀请对方到自家工厂参观，以便让客户更加信任您的企业。

展会开展前工作准备

（1）邀约新老客户参展

参展前电话、微信、邮件联系企业新老客户，邀请对方来观展。此举不仅可以增进与客户的联系，在展会上还可以向新老客户展示自己的新产品。

（2）挖掘陌生潜在客户

提前三个月时间挖掘潜在客户，邀请其参加展会。在这段时间内，可以多多联系客户，向其传递自身企业优势、产品优势，帮助客户解决问题，令客户对自己产生信任感，再邀请对方参加展会，如此在展会上促成成交的可能性更大。

（3）了解展会及同行参展情况

展会网站上我们可以了解展会展商情况，有哪些同行参展，分析同行产品特征、价格等，再对比自己企业产品，找出最适合在展会上展出的企业产品。

（4）准备参展所需物品

准备好参展所需各类物品，比如：宣传彩页、名片、产品宣传册、拍照设备、笔记本电脑、文具用品、清洁用品、食品、小礼品赠品、充电宝等。

（5）展位装饰

展位相当于是自己的门面，有个性的展台设计风格和视觉感强的色彩布置，能够快速吸引客户的注意力。

（6）参展人员安排

企业参展，应提前对参展工作人员进行培训。比如：企业产品相关专业知识、接待客户礼仪服务态度等。事事做好周全准备参展效果更佳。